Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Ventum Steuerberatung Stephan Becker
Fürst-Ernst-Straße 32
31675 Bückeburg
Telefon: +49 (0) 5722 / 288 0 700
E-Mail: info@ventum.tax
Internet: ventum.tax
2. Geltungsbereich
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der gesamten beruflichen Tätigkeit der Ventum Steuerberatung.
Hierzu gehören insbesondere
die Anbahnung, Durchführung und Beendigung von Mandatsverhältnissen,
die steuerliche und betriebswirtschaftliche Beratung,
die Finanzbuchführung sowie die Lohn- und Gehaltsabrechnung,
die Erstellung von Jahresabschlüssen, Einnahmenüberschussrechnungen und Steuererklärungen,
die Prüfung von Steuerbescheiden sowie die Durchführung von Rechtsbehelfs- und sonstigen steuerlichen Verfahren,
die Vertretung und Kommunikation gegenüber Finanzbehörden, Sozialversicherungsträgern, sonstigen Behörden und weiteren am Mandat beteiligten Stellen,
die Verarbeitung und der Austausch von Unterlagen und Daten über elektronische Kommunikations- und Datenaustauschsysteme,
die Kommunikation per E-Mail, Telefon, Videokonferenz und sonstigen elektronischen Kommunikationsmitteln,
der Einsatz digitaler, automatisierter und KI-gestützter Systeme im Rahmen der Kanzleitätigkeit,
der Einsatz KI-gestützter Telefonassistenzsysteme, soweit solche Systeme eingesetzt werden,
Terminvereinbarungen und sonstige organisatorische Kanzleiprozesse,
die Nutzung unserer Website und der dort angebotenen Funktionen,
Bewerbungsverfahren,
die Videoüberwachung von Kanzlei-, Eingangs- und Außenbereichen sowie kameragestützte Türkommunikation, soweit solche Systeme eingesetzt werden, und
sonstige Verarbeitungsvorgänge, die mit der Organisation und Durchführung unserer beruflichen Tätigkeit zusammenhängen.
Soweit für einzelne Verarbeitungsvorgänge ergänzende oder speziellere Datenschutzhinweise bereitgestellt werden, gehen diese für den jeweiligen Verarbeitungsvorgang vor.
3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere auf Grundlage von
Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO, soweit eine Einwilligung erteilt wurde,
Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO zur Anbahnung, Durchführung und Beendigung von Vertrags- und Mandatsverhältnissen,
Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen,
Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen, soweit die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person nicht überwiegen,
§ 11 StBerG im Rahmen unserer beruflichen Tätigkeit als Steuerberater sowie
Art. 9 Abs. 2 Buchst. g DSGVO in Verbindung mit § 11 StBerG, soweit für die Erfüllung unserer beruflichen Aufgaben besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden müssen.
Welche Rechtsgrundlage im Einzelfall maßgeblich ist, richtet sich nach Zweck und Umständen der jeweiligen Verarbeitung.
4. Verarbeitung von Daten im Rahmen des Mandats
Zur Anbahnung, Durchführung und Beendigung eines Mandats verarbeiten wir die hierfür erforderlichen personenbezogenen Daten.
Hierzu können insbesondere gehören:
Stamm- und Kontaktdaten, steuerliche Identifikations- und Ordnungsmerkmale, Familien- und Personenstandsdaten, Einkommens-, Vermögens- und Finanzdaten, Bankdaten, Vertrags- und Unternehmensdaten, Buchführungs- und Belegdaten, Steuerdaten, Daten aus Steuerbescheiden und behördlicher Korrespondenz sowie sonstige für die jeweilige Beratung oder Vertretung erforderliche Informationen.
Im Rahmen der Lohn- und Gehaltsabrechnung verarbeiten wir darüber hinaus insbesondere Beschäftigten-, Lohn-, Sozialversicherungs- und Abrechnungsdaten.
Hierbei können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten betroffen sein, etwa Angaben über Arbeitsunfähigkeit, Behinderung, Mutterschutz, Elternzeit oder andere gesundheits- oder sozialversicherungsrechtlich relevante Sachverhalte.
5. Daten anderer Personen und Herkunft der Daten
Im Rahmen eines Mandats verarbeiten wir gegebenenfalls auch personenbezogene Daten von Personen, die nicht selbst unser Auftraggeber sind.
Dies können beispielsweise Arbeitnehmer, Familienangehörige, Gesellschafter, Geschäftsführer, Geschäftspartner, Mieter, Vermieter oder sonstige am jeweiligen Sachverhalt beteiligte Personen sein.
Die Daten erhalten wir insbesondere
vom Auftraggeber,
von der betroffenen Person selbst,
von Finanzbehörden und sonstigen Behörden,
von Sozialversicherungsträgern,
von Banken und Versicherungen,
von Vertragspartnern oder sonstigen Beteiligten sowie
aus gesetzlich zulässigen öffentlichen Quellen.
Soweit eine Informationspflicht nach Art. 14 DSGVO besteht, werden die erforderlichen Informationen erteilt. Gesetzliche Ausnahmen bleiben unberührt.
6. Empfänger und Kategorien von Empfängern
Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben oder anderen Stellen zugänglich gemacht, soweit dies zur Durchführung eines Mandats erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben, durch eine Einwilligung gedeckt oder auf anderer Rechtsgrundlage zulässig ist.
Empfänger können insbesondere sein:
Finanzbehörden und sonstige Behörden,
Sozialversicherungsträger,
Gerichte,
Banken und Versicherungen,
DATEV und vergleichbare berufsspezifische Dienstleister,
IT- und Rechenzentrumsdienstleister,
Telekommunikations- und Kommunikationsdienstleister,
Termin- und Videokonferenzanbieter,
IT-, Kommunikations-, Automatisierungs- und KI-Dienstleister, soweit deren Einsatz für die jeweilige Verarbeitung erforderlich und gesetzlich sowie berufsrechtlich zulässig ist,
von uns nach § 62a StBerG eingesetzte externe Dienstleister,
vom Auftraggeber benannte Berater oder sonstige Empfänger sowie
andere Stellen, soweit eine Übermittlung für den jeweiligen Zweck erforderlich und zulässig ist.
7. DATEV
Wir nutzen im Rahmen unserer beruflichen Tätigkeit Dienstleistungen und Anwendungen der DATEV eG.
Hierzu gehören insbesondere Anwendungen für Finanzbuchführung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Jahresabschluss, Steuerberechnung und Steuererklärungen sowie elektronische Datenaustausch- und Portalangebote wie DATEV Unternehmen online, DATEV Meine Steuern und weitere DATEV-Dienste.
Je nach eingesetztem Dienst können personenbezogene und mandatsbezogene Daten an Systeme der DATEV übermittelt, dort verarbeitet und gespeichert werden.
Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung des jeweiligen Mandats, zur Erfüllung gesetzlicher und berufsrechtlicher Pflichten sowie zur sicheren elektronischen Zusammenarbeit.
8. ventum.cloud
Für den sicheren Austausch von Dokumenten und Daten können wir die von der Kanzlei bereitgestellte Plattform ventum.cloud einsetzen.
Mandanten und andere berechtigte Personen können über persönliche Zugangsdaten Dokumente bereitstellen und abrufen.
Die Plattform dient insbesondere dem sicheren elektronischen Austausch von Unterlagen im Rahmen des Mandats.
Die Nutzung von ventum.cloud ist nicht verpflichtend. Je nach Vereinbarung können Unterlagen auch per E-Mail, Post, persönliche Übergabe, über DATEV-Portale oder auf einem anderen zulässigen Übertragungsweg zur Verfügung gestellt werden.
Die Bereitstellung von Daten oder Dokumenten auf ventum.cloud begründet keine Übernahme der gesetzlichen Archivierungs- oder Datensicherungspflichten des Auftraggebers, soweit dies nicht ausdrücklich vereinbart wurde.
9. Vom Auftraggeber bereitgestellte Cloud-, Datenraum- und Kommunikationssysteme
Stellt der Auftraggeber selbst einen Datenraum, ein Cloud-System, eine Kommunikationsplattform oder einen sonstigen elektronischen Übertragungsweg bereit oder wünscht dessen Nutzung, können wir diesen im Rahmen des Mandats verwenden.
Die Verarbeitung richtet sich nach Art und Zweck der jeweiligen Nutzung sowie nach den geltenden datenschutzrechtlichen und berufsrechtlichen Anforderungen.
10. E-Mail-Kommunikation
Für unsere E-Mail-Kommunikation nutzen wir eine eigene bzw. lokal betriebene E-Mail-Infrastruktur sowie Dienste der STRATO AG.
Bei der Kommunikation per E-Mail werden insbesondere E-Mail-Adressen, Absender- und Empfängerdaten, Zeitpunkt, Betreff, Nachrichteninhalte sowie gegebenenfalls Anhänge verarbeitet.
Eine Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail kann trotz technischer Schutzmaßnahmen mit Risiken verbunden sein.
Für besonders vertrauliche Dokumente und Daten stellen wir alternative elektronische Übertragungsmöglichkeiten zur Verfügung.
11. Telefonie und Fax-to-Mail
Für unsere Telefonkommunikation nutzen wir unter anderem die Telekom CloudPBX.
Bei Telefonverbindungen können insbesondere Rufnummern, Zeitpunkt und Dauer der Verbindung sowie technische Verbindungsdaten verarbeitet werden.
Soweit Fax-to-Mail verwendet wird, werden eingehende Faxnachrichten elektronisch entgegengenommen und an hierfür vorgesehene Systeme bzw. Postfächer weitergeleitet.
12. Voice AI Notes
Bei einzelnen Telefongesprächen kann die Funktion Voice AI Notes der Deutschen Telekom eingesetzt werden.
Die Funktion wird von uns bei Bedarf manuell aktiviert und dient dazu, Gesprächsinhalte zu transkribieren und eine KI-gestützte Zusammenfassung zu erstellen.
Soweit das gesprochene Wort hierzu aufgezeichnet wird, erfolgt dies nur nach vorheriger Information und unter Beachtung der hierfür erforderlichen rechtlichen Voraussetzungen.
Nach den Angaben der Deutschen Telekom werden Gesprächsinhalte in europäischen Rechenzentren verarbeitet und nicht zum Training der verwendeten KI-Modelle genutzt. Aufzeichnung, Transkript und Zusammenfassung werden nach Erstellung und Übermittlung der Zusammenfassung nach Maßgabe des eingesetzten Dienstes gelöscht.
13. KI-gestützte Telefonassistenz
Zur Unterstützung unserer telefonischen Erreichbarkeit können wir KI-gestützte Telefonassistenzsysteme einsetzen.
Solche Systeme können insbesondere Anrufe entgegennehmen, den Anlass des Anrufs erfassen, Angaben strukturieren, zuständige Ansprechpartner ermitteln, Anrufe weiterleiten sowie Rückrufdaten, Nachrichten oder Terminwünsche aufnehmen.
Hierbei können insbesondere Name und Kontaktdaten des Anrufers, Angaben zum Unternehmen oder Mandatsverhältnis, Zeitpunkt und Anlass des Anrufs sowie die vom Anrufer mitgeteilten Gesprächsinhalte verarbeitet werden.
Je nach eingesetztem System können Gesprächsinhalte automatisiert in Text umgewandelt, strukturiert oder zusammengefasst werden.
Eine Aufzeichnung des gesprochenen Wortes erfolgt nur, soweit die hierfür erforderlichen rechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Die Verarbeitung erfolgt abhängig vom jeweiligen Anliegen insbesondere auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. b, c oder f DSGVO.
Bei unmittelbarer Interaktion mit einem KI-System wird der Anrufer darauf hingewiesen, dass er mit einem KI-gestützten System kommuniziert.
Soweit ein externer Anbieter eingesetzt wird, erfolgt dessen Einbindung unter Beachtung der datenschutzrechtlichen und berufsrechtlichen Anforderungen. Angaben zum konkret eingesetzten Anbieter werden ergänzt, soweit dies für eine transparente Information erforderlich ist.
14. Aufzeichnungen und Transkriptionen von Gesprächen und Besprechungen
Telefonate, Besprechungen oder sonstige Gespräche können in geeigneten Fällen aufgezeichnet oder transkribiert werden, insbesondere um Gesprächsinhalte zu dokumentieren oder Zusammenfassungen zu erstellen.
Eine Aufzeichnung des gesprochenen Wortes erfolgt nicht ohne die erforderliche Information und Zustimmung der beteiligten Personen.
Soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
15. Zoom
Für Videokonferenzen und Onlinemeetings nutzen wir Zoom.
Bei der Nutzung können insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:
Name und Kontaktdaten,
Meeting- und Verbindungsdaten,
IP-Adresse und Geräteinformationen,
Audio- und Videodaten,
Chatnachrichten,
freigegebene Dokumente oder Bildschirminhalte sowie
gegebenenfalls Aufzeichnungs- und Transkriptionsdaten.
Welche Daten tatsächlich verarbeitet werden, hängt insbesondere davon ab, welche Funktionen während des jeweiligen Meetings genutzt werden.
16. Aufzeichnung und Transkription bei Zoom
Zoom-Meetings können in geeigneten Fällen aufgezeichnet oder transkribiert werden.
Ist eine Aufzeichnung oder Transkription vorgesehen, werden die Teilnehmer hierüber informiert.
Eine Aufzeichnung erfolgt nur unter Beachtung der hierfür erforderlichen gesetzlichen Voraussetzungen.
Zoom stellt bei aktivierter Aufzeichnung zusätzlich eigene Hinweise innerhalb der Anwendung zur Verfügung.
17. Verarbeitung und Speicherregion bei Zoom
Soweit die von Zoom angebotenen Einstellungen dies ermöglichen, nutzen wir für die Speicherung bzw. Verarbeitung von Meetingdaten bevorzugt deutsche oder europäische Speicherregionen.
Abhängig von der eingesetzten Funktion kann eine Verarbeitung durch Zoom oder verbundene Unternehmen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums nicht vollständig ausgeschlossen werden.
Soweit personenbezogene Daten in Drittländer übermittelt werden, erfolgt dies unter Beachtung der hierfür geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen.
18. Einsatz digitaler, automatisierter und KI-gestützter Systeme
Wir können zur Unterstützung unserer beruflichen Tätigkeit digitale, automatisierte und KI-gestützte Systeme einsetzen.
Der Einsatz kann insbesondere der Recherche, Analyse, Strukturierung und Zusammenfassung von Informationen und Dokumenten, der Vorbereitung von Entwürfen und Arbeitsergebnissen, der Dokumentenanalyse, der Transkription und Aufbereitung von Inhalten sowie der Unterstützung interner Arbeits- und Kommunikationsprozesse dienen.
Soweit hierbei personenbezogene oder vertrauliche Mandatsdaten verarbeitet werden, erfolgt dies nur, wenn das jeweilige System für diesen Zweck von der Kanzlei freigegeben wurde und die gesetzlichen, datenschutzrechtlichen und berufsrechtlichen Voraussetzungen erfüllt sind.
Soweit externe IT-, Automatisierungs- oder KI-Dienstleister Zugang zu personenbezogenen Daten oder Mandatsinformationen erhalten, werden diese nach Maßgabe der gesetzlichen und berufsrechtlichen Anforderungen ausgewählt und verpflichtet. Der Zugriff wird auf den für den jeweiligen Zweck erforderlichen Umfang beschränkt.
Personenbezogene, identifizierende oder sonstige vertrauliche Mandatsdaten werden nicht in externe KI-Systeme eingegeben oder hochgeladen, die von der Kanzlei hierfür nicht ausdrücklich freigegeben wurden.
KI-gestützte Systeme dienen der Unterstützung unserer beruflichen Tätigkeit. Die fachliche Verantwortung für die gegenüber dem Mandanten erbrachte Leistung verbleibt bei der Kanzlei.
19. Keine ausschließlich automatisierten Entscheidungen
Eine ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung, die gegenüber einer betroffenen Person rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet im Sinne von Art. 22 DSGVO nicht statt.
Automatisierte und KI-gestützte Systeme dienen grundsätzlich der Unterstützung unserer Mitarbeiter und Berufsträger.
20. Terminland
Für die Online-Terminvereinbarung nutzen wir Leistungen der
Terminland GmbH
Kreuzberger Ring 44a
65205 Wiesbaden.
Bei der Terminvereinbarung können insbesondere Name, Kontaktdaten, gewünschte Terminart und Terminzeit sowie freiwillig mitgeteilte weitere Angaben verarbeitet werden.
Abhängig von der ausgewählten Terminart kann hierüber auch ein Onlinemeeting vereinbart werden.
Die Verarbeitung dient der Organisation und Durchführung der Terminvereinbarung und gegebenenfalls der Anbahnung oder Durchführung eines Mandatsverhältnisses.
21. Squarespace
Unsere Website wird über Squarespace betrieben.
Für Kunden außerhalb der USA werden entsprechende Dienste insbesondere durch Squarespace Ireland Limited erbracht.
Beim Aufruf unserer Website können technische Daten wie IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen, aufgerufene Seiten, Zeitpunkt des Zugriffs und Referrer-Informationen verarbeitet werden.
Die Verarbeitung dient insbesondere der technischen Bereitstellung, Stabilität und Sicherheit unserer Website.
22. Cookies und ähnliche Technologien
Unsere Website verwendet Cookies und vergleichbare Technologien.
Technisch erforderliche Speicherungen oder Zugriffe erfolgen, soweit sie für die Bereitstellung der Website oder eines vom Nutzer ausdrücklich gewünschten Dienstes erforderlich sind.
Soweit nicht erforderliche Cookies oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden, erfolgt dies nur nach vorheriger Einwilligung gemäß den gesetzlichen Anforderungen, insbesondere § 25 TDDDG.
Erteilte Einwilligungen können über die hierfür bereitgestellten Einstellungen widerrufen oder geändert werden.
23. Squarespace Analytics
Wir können die von Squarespace bereitgestellten Analysefunktionen verwenden, um die Nutzung unserer Website auszuwerten und unser Angebot technisch und inhaltlich zu verbessern.
Soweit hierfür nicht technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden, erfolgt die Verarbeitung nur nach entsprechender Einwilligung.
24. Google Maps
Google Maps wird auf unserer Website nicht automatisch geladen.
Auf der betreffenden Seite wird zunächst lediglich ein Datenschutzhinweis angezeigt.
Erst wenn der Nutzer auf „Karte anzeigen“ klickt, wird eine Verbindung zu Google hergestellt und die Kartenansicht geladen.
Dabei können insbesondere die IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen sowie weitere technische Daten an Google übermittelt werden.
Die Aktivierung erfolgt freiwillig auf Grundlage der Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO und, soweit einschlägig, § 25 Abs. 1 TDDDG.
Ohne Betätigung des Buttons wird Google Maps nicht geladen.
Unsere Anschrift und die für eine Anfahrt erforderlichen Informationen stehen unabhängig von der Nutzung der Karte zur Verfügung.
25. Steuerliche Informationsinhalte des Ernst Röbke Verlags
Auf unserer Website können steuerliche und sonstige fachliche Informationsinhalte des Ernst Röbke Verlags eingebunden oder bereitgestellt werden.
Soweit im Rahmen dieser Einbindung technisch personenbezogene Daten verarbeitet oder an den Anbieter übermittelt werden, erfolgt dies nur im hierfür erforderlichen und datenschutzrechtlich zulässigen Umfang.
26. Newsletter und elektronischer Informationsversand
Mandanten und andere Empfänger können von uns steuerliche, kanzleibezogene und sonstige fachliche Informationen per E-Mail erhalten.
Für den Versand können wir externe fachliche Dienstleister, insbesondere den Ernst Röbke Verlag, einsetzen.
Soweit hierfür E-Mail-Adressen oder andere personenbezogene Daten an einen Dienstleister übermittelt werden, erfolgt die Verarbeitung unter Beachtung der gesetzlichen und berufsrechtlichen Anforderungen.
Soweit der Versand einer Einwilligung bedarf, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO.
Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
27. Kontaktaufnahme
Wenn Sie telefonisch, per E-Mail, Fax, Post, über unsere Website oder auf einem anderen Kommunikationsweg mit uns Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Daten zur Bearbeitung Ihres Anliegens.
Die Rechtsgrundlage richtet sich nach dem jeweiligen Anlass der Kontaktaufnahme und kann insbesondere Art. 6 Abs. 1 Buchst. b, c oder f DSGVO sein.
28. Bewerbungen
Wenn Sie sich bei uns bewerben, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens und zur Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses.
Hierzu können insbesondere Kontaktdaten, Bewerbungsunterlagen, Qualifikationen, beruflicher Werdegang sowie die im Bewerbungsverfahren ausgetauschte Korrespondenz gehören.
Nicht mehr benötigte Bewerbungsdaten werden nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens und Ablauf erforderlicher Aufbewahrungsfristen gelöscht, soweit keine Einwilligung in eine längere Speicherung oder ein anderer Rechtsgrund für die weitere Verarbeitung besteht.
29. Vernichtung von Papierunterlagen und Datenträgern
Papierunterlagen und Datenträger werden nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen datenschutzgerecht vernichtet.
Hierfür können spezialisierte Akten- und Datenträgervernichtungsunternehmen eingesetzt werden.
Diese werden nach Maßgabe der gesetzlichen und berufsrechtlichen Anforderungen ausgewählt und verpflichtet.
30. Externe IT-Dienstleister
Für Wartung, Betreuung, Support und Betrieb unserer technischen Infrastruktur können externe IT-Dienstleister eingesetzt werden.
Soweit diese bei ihrer Tätigkeit Zugang zu personenbezogenen Daten oder Mandatsinformationen erhalten können, werden sie nach Maßgabe der datenschutzrechtlichen und berufsrechtlichen Vorschriften ausgewählt und verpflichtet.
31. Datensicherung
Zur Sicherstellung der Verfügbarkeit, Integrität und Wiederherstellbarkeit der in der Kanzlei verarbeiteten Daten setzen wir technische und organisatorische Datensicherungsverfahren ein.
Hierbei können personenbezogene und mandatsbezogene Daten in Sicherungskopien enthalten sein.
Datensicherungen dienen der Aufrechterhaltung und Wiederherstellung des Kanzleibetriebs bei technischen Störungen, Ausfällen oder Datenverlusten.
Soweit Daten zusätzlich in DATEV-Systemen verarbeitet oder gespeichert werden, richten sich die dortigen Sicherungs- und Aufbewahrungsverfahren nach den jeweils eingesetzten DATEV-Diensten.
32. Videoüberwachung und kameragestützte Türkommunikation
Soweit Videoüberwachung oder kameragestützte Türkommunikation im Bereich unserer Kanzlei eingesetzt wird, dient dies insbesondere
dem Schutz von Personen,
dem Schutz unserer Kanzleiräume,
dem Schutz vertraulicher Unterlagen und IT-Systeme,
dem Schutz sonstigen Eigentums sowie
der Verhinderung und gegebenenfalls Aufklärung unbefugter Zutritte oder sonstiger Sicherheitsvorfälle.
Eine Videoüberwachung ist grundsätzlich außerhalb der üblichen Kanzlei- bzw. Öffnungszeiten vorgesehen. Eine permanente Überwachung von Mitarbeitern während ihrer gewöhnlichen Tätigkeit erfolgt nicht.
Rechtsgrundlage ist grundsätzlich Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht insbesondere in der Gebäude-, Personen-, Informations- und Eigentumssicherheit.
Soweit eine Videoüberwachung eingesetzt wird, wird vor Betreten des überwachten Bereichs hierauf hingewiesen.
Aufzeichnungen werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Sicherheitszweck erforderlich ist. Soweit kein Sicherheitsereignis vorliegt, werden die Aufnahmen grundsätzlich kurzfristig gelöscht. Bei einem konkreten Sicherheitsvorfall können relevante Aufnahmen bis zur abschließenden Klärung bzw. Rechtsverfolgung gespeichert werden.
Zugriff erhalten nur hierzu berechtigte Personen.
33. Berufsrechtliche Verschwiegenheit und externe Dienstleister
Als Steuerberater unterliegen wir gesetzlichen und berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflichten.
Zur Durchführung unserer beruflichen Tätigkeit können wir Mitarbeiter, freie Mitarbeiter, externe Fachmitarbeiter, selbständige Buchhalter sowie technische und sonstige externe Dienstleister einsetzen. Hierzu können insbesondere IT-, Hosting-, Cloud-, Kommunikations-, Wartungs-, Automatisierungs- oder KI-Dienstleister gehören.
Soweit diese Personen oder Stellen Zugang zu personenbezogenen Daten, Mandatsinformationen oder sonstigen geschützten Informationen erhalten, erfolgt dies nur im erforderlichen Umfang und unter Beachtung der gesetzlichen, datenschutzrechtlichen und berufsrechtlichen Vorgaben.
Die Anforderungen des § 62a StBerG werden beachtet; die betreffenden Personen oder Stellen werden, soweit erforderlich, zur Verschwiegenheit verpflichtet.
34. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche, berufsrechtliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Die konkrete Speicherdauer richtet sich insbesondere nach den steuer-, handels- und berufsrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften.
Für die berufsrechtliche Aufbewahrung von Handakten gelten insbesondere die Bestimmungen des § 66 StBerG.
Nach Wegfall des Verarbeitungszwecks und Ablauf der jeweils einschlägigen Aufbewahrungsfristen werden die Daten gelöscht oder vernichtet, soweit keine andere Rechtsgrundlage eine weitere Speicherung erlaubt oder erfordert.
35. Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten
Im Rahmen eines Mandats ist die Bereitstellung bestimmter personenbezogener Daten erforderlich, damit wir unsere vertraglichen, gesetzlichen und berufsrechtlichen Aufgaben erfüllen können.
Werden erforderliche Daten nicht oder nicht vollständig bereitgestellt, kann dies dazu führen, dass ein Mandat nicht angenommen oder eine beauftragte Leistung nicht oder nicht ordnungsgemäß erbracht werden kann.
36. Rechte betroffener Personen
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf
Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten,
Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten,
Löschung personenbezogener Daten,
Einschränkung der Verarbeitung,
Datenübertragbarkeit,
Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft sowie
Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen.
Gesetzliche Einschränkungen dieser Rechte, insbesondere aufgrund berufsrechtlicher Verschwiegenheits- oder gesetzlicher Aufbewahrungspflichten, bleiben unberührt.
Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte können Sie sich an die in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten wenden.
37. Widerspruchsrecht und Direktwerbung
Soweit wir personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchst. e oder f DSGVO verarbeiten, haben betroffene Personen das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einzulegen.
Werden personenbezogene Daten zum Zwecke der Direktwerbung verarbeitet, kann der Verarbeitung für diesen Zweck jederzeit widersprochen werden.
38. Beschwerderecht
Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.
Für uns ist grundsätzlich zuständig:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Daneben kann eine Beschwerde auch bei einer anderen nach Art. 77 DSGVO zuständigen Aufsichtsbehörde eingelegt werden.
39. Sicherheit bei der Datenübertragung und Datenverarbeitung
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten vor Verlust, Manipulation, unbefugtem Zugriff und sonstigen Risiken.
Die Maßnahmen werden unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Art und des Umfangs der Verarbeitung sowie der jeweiligen Risiken ausgestaltet und überprüft.
Bei elektronischer Kommunikation und Datenübertragung kann trotz angemessener Sicherheitsmaßnahmen kein absoluter Schutz vor sämtlichen technischen oder sonstigen Risiken gewährleistet werden.
40. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich gesetzliche, technische oder organisatorische Rahmenbedingungen, unsere Verarbeitungsverfahren oder die von uns eingesetzten Dienste ändern.
Die jeweils aktuelle Fassung wird auf unserer Website veröffentlicht.
Stand: September 2026